Création du fichier adresses avec Microsoft Excel.

Je voudrais envoyer un « mailing » à des revues et à des correspondants pour les informer du lancement du site Internet des Communautés Numériques. La première opération que je vais réaliser, c’est la création d’un fichier avec Microsoft Excel qui contiendra les informations nécessaires à l’impression de lettres personnalisées ainsi que des étiquettes.

Voici les informations qui vont constituer mon fichier:

-Civ : ce code permettra de choisir une formule de politesse avec un bon accord.

-Titre : M. le rédacteur en chef ou le Prénom et le nom

-Revue : nom de la revue

-Adr1 : ligne adresse 1

-Adr2 : ligne adresse 2

-CP : code postal.

-Ville

Ultérieurement j’ajouterai d’autres informations pour effectuer des tris ou sélections ou assurer un suivi de mes courriers.

Je vais sauvegarder le fichier soit en format ancien (.xls) soit en format nouveau (.xlsx).

Création de la lettre avec Microsoft Word et fusion des données.

Après avoir créé le fichier adresses, il faut maintenant créer la lettre avec le texte fixe (haut de page avec le logo, bas de page avec l’adresse, corps du courrier, etc.).

Allez dans le menu outils, gestionnaire de publipostage. Dans le menu type de document choisissez un nouvel objet lettres types.

Ici le document principal s’appelle (provisoirement) cn-appel-mug.docx et le type de fusion est lettres types.

Il faut maintenant aller ouvrir le fichier Excel qui contient les adresses et qui s’appelle, dans notre cas, revues.xlsx.

Pour lier le fichier source, allez dans le menu sélectionner la liste des destinataires, obtenir la liste, ouvrir la source de données et choisissez votre fichier Excel.

Un message d’attention vous prévient d’un risque potentiel, puis la conversion peut commencer.

Un message nous demande d’ouvrir le fichier du classeur.

Il n’y a qu’une feuille (Feuil1) et nous sélectionnons le classeur entier.

Voici l’état de la lettre.

Nous voyons apparaître les différents champs de fusion qui proviennent de notre fichier Excel et qui sont précédés d’une étoile bleue (civ, titre, adr1 etc.

Pour insérer les champs adresses, allez dans le menu déroulant insérer des espaces réservés. Une des façons pour placer les différents champs, c’est le classique glisser-déposer du Macintosh.
Pour insérer les adresses je vais donc glisser chaque donnée dans le cadre adresse de ma lettre.

Chaque donnée adresse est entre des guillemets « nom de la donnée». Insérez une espace (c’est féminin en typographie) entre civ et titre, ainsi qu’entre CP et ville.

Si toutes vos données n’apparaissent pas dans l’onglet contacts, cliquez sur le bouton bleu.

Et voilà la partie adresse insérée ; il restera à compléter le texte de la lettre.

Visionner les résultats du publipostage.

Vous pouvez vérifier l’affichage de vos lettres en cliquant sur le bouton mode de publipostage de la boîte visionner les résultats.

En cliquant sur le bouton enregistrement suivant, vous pourrez visionner les données adresses de l’enregistrement suivant du fichier Excel.

Achever la fusion du publipostage.

Vos lettres ayant été vérifiées, vous pouvez les envoyer vers l’imprimante, vers la messagerie ou vers un fichier. Cliquez sur fusionner vers un nouveau document.

Vos lettre seront stockées dans un fichier lettres types 1, que vous pourrez ensuite imprimer et sauvegarder (si nécessaire).

Sélectionner des fiches.

Vous pouvez sélectionner certains enregistrements en cliquant sur le menu options… du menu déroulant filtrer des destinataires.

Vous pouvez choisir des sélections sur des rubriques du fichier Excel en utilisant des éléments de comparaison égal, supérieur… et en combinant les opérateurs et et ou.

Ici comparaisons sur 2 champs.

Il est possible de trier les enregistrements en cliquant sur l’onglet trier les enregistrements.

Afficher les espaces réservés.

Pour afficher les espaces réservés, c’est-à-dire les champs de fusion et les conditions cliquez sur affichez tous les espaces réservés.

Avec Microsoft Word 2004 ou Word 2007 il est possible de choisir un texte en fonction d’un code contenu dans le fichier Excel.

Cette fonctionnalité a disparu dans Word 2008 (tout au moins dans la version 12.1).

Vous pouvez recréer la fonction si…alors…sinon, à partir de Word 2004 ou Word 2007 ou en insérant la programmation if mergefield…

Ici la condition se lit :

Si le champ de fusion Civ = 1, mettre « Cher Monsieur, », sinon mettre « Chère Madame, 

Pour suivre : création d’étiquettes de publipostages.

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