Création d’un index

Après avoir vu comment créer une table des matières, examinons comment créer un index. La création d’un index se fait en 2 étapes : la première étape consiste à marquer les mots ou phrases qui seront indexées et la deuxième étape c’est la création à proprement parler de l’index.

Marquage manuel des entrées d’index.

Vous pouvez créer une entrée d’index, pour un mot, une phrase, un symbole unique ou marquer une rubrique qui s’étend sur plusieurs pages.

Pour créer une entrée d’index sélectionnez le mot ou la phrase à utiliser comme entrée d’index. Allez ensuite dans le menu insertion tables et index.

Ici j’ai sélectionné Fusionner des cellules, c’est une entrée principale.

Cliquez sur l’onglet index puis marquer une entrée.

Vous avez 2 options pour marquer une entrée :

•Marquer une entrée unique ; dans ce cas, seule l’entrée sélectionnée sera indexée.
•Marquer tout ; dans ce cas la première occurrence du texte choisi dans chaque paragraphe sera indexé, et en respectant la casse. Cela peut faire gagner du temps car Word analysera le texte entier et génèrera une entré d’index, mais cette méthode pourrait provoquer trop d’entrées d’index.

Ici j’ai choisi marquer tout sur le texte Fusionner des cellules (marquer aurait été plus adapté).

Pour chaque phrase indexée, Word ajoute un champ XE au format texte masqué.

Conception et création de l’index.

Quand vous avez fini le marquage des entrées d’index vous pouvez insérer votre index, en général en fin du document, à la suite d’une page courante ou dans une section spécifique. Positionnez le curseur à l’endroit désiré, allez dans le menu insertion tables et index et choisissez le modèle d’index avec un mot par ligne ou à la suite, classique, recherché, moderne etc. Cliquez sur Ok pour terminer.

Ici j’ai choisi un index un par ligne et classique.

Voilà mon index classique.

Mise à jour de l’index.

Pour mettre à jour l’index, positionnez-vous n’importe où dans l’index, clic droit et mettre à jour les champs.

Création d’un index depuis un fichier de concordance.

Vous pouvez indexer un document à partir d’un fichier de concordance qui sera composé d’un tableau à 2 colonnes :

•La première colonne contient les entrées que vous voulez indexer.

•La deuxième colonne les entrées d’index à générer depuis le texte figurant dans le première colonne.

Ceci permet de préparer une liste des entrées à indexer et vous évitera de les marquer une à une. Par cette méthode vous pourrez indexer des documents similaires (par exemple un manuel sur Word 2008 et un autre sur Word 2007) sans avoir à ressaisir les entrées d’index ; il sera possible d’ajouter au fichier de concordance des entrées spécifiques à un document, ou de créer un nouveau fichier contenant les ajouts.

Comment créer un fichier de concordance ?

Création d’un index

Marquage automatique depuis un fichier de concordance.

Pour marquer automatiquement les entrées d’index dans un document, allez dans insertion tables et index.

Cliquez sur l’onglet index (si il n’est pas déjà sélectionné), puis cliquez sur le bouton marquage automatique.

Choisissez le fichier de concordance ; ici c’est un fichier en format .doc. et l’indexation va s’effectuer.

Allez ensuite dans votre document pour y insérer (ou modifier) l’index.
Il est possible d’utiliser une indexation avec un fichier de concordance et utiliser aussi le système de marquage manuel des index.

Corrections d’entrées d’index.

Lors de la saisie de mon fichier de concordance (voir plus haut), j’ai fait quelques erreurs de saisie dans la deuxième colonne ; ainsi pour l’indexation du mot orthographe, j’ai donné comme texte correspondant othographe et lors de l’indexation, Word a indexé othographe.

Il est possible de corriger manuellement les erreurs d’index.

Tout d’abord mettez l’affichage des marques des paragraphes (P à l’envers) pour afficher les texte masqué XE ; attention aux numéros de pages qui peuvent être un peu différents à cause de l’affichage supplémentaire des marques XE.